訪問と接客のマナー:
準備万端で失敗防止！訪問前マナー
好ましいアポの取り方とは？
通称「アポ」といわれている言葉は、予約を意味する英単語「アポイントメント」の略語です。そして、ビジネスシーンでは面会の予約のことを意味しています。「アポ取った？」といわれたら、「面会の予約はしたのか？」といわれていると思ってください。
アポイントメントは、たいていの場合、電話にておこないます。その際に、まず伝えるべきことは「面会の目的」です。面会の目的を伝えたうえで、面会の時間をつくってもらえるかどうかを確認しましょう。「○○の件について、お打ち合わせさせて頂きたいのですが、お時間を割いていただけないでしょうか？」というように。このときに、面会の目的だけではなく、「所用時間の目安」も伝えておくといいでしょう。
面会の了解を得たら、「面会の日時」の提案です。アポイントメントは、自分からお願いするものですから、原則として相手の都合を優先させます。とはいえ、相手が具体的な希望をもっていない場合もありますので、相手の都合を優先させるという姿勢で日時を提案しましょう。たとえば「できれば○月○日までにお伺いしたいと考えているのですが、たとえば○月○日はいかがでしょうか？」などというように。「いつ頃がよろしいでしょうか？」と、全面的に相手にお任せしてしまうよりも、ある程度の期日を提案する方が、アポイントメントは取りやすいでしょう。
日時のほかにも「面会時の人数」「面会の場所」なども決めておきましょう。そして最後に、これらの内容を手短に復唱します。たとえば「それでは、○月○日の○時に私と□□とでお伺いします。どうぞよろしくお願いします」というように。以上、確認し忘れのないように！
準備は万全？面会までにやっておくこと
面会までにやるべきことは、ずばり情報収集です。とくに面会前に相手の会社について調べておくことは、ビジネスパーソンの常識です。事業内容・業績・経営方針・主な取引先・自分の会社と相手の会社との関係など、事前に頭に入れておく知識は多いにこしたことはありません。しかし、相手の会社にばかり気を取られていてもいけません。自分の会社のこともしっかり把握できていますか？質問されても困らないよう、もう一度情報を確認しておきましょう。そしてこれも当然のことですが、面談に必要な資料の準備もしましょう。面会場所までのいき方やその場所までの所要時間を調べることも忘れないようにしたいですね。ビジネスにおいて遅刻は厳禁ですので、過信しないようにしましょう。万一、道に迷って約束の時間に遅れるなんてことがあっては、あなたはもちろん、会社の評判を落とすことにだってなりかねません。面会者の連絡先を携帯電話に登録しておくことも忘れずに。面会者の連絡先を書いたメモすらもたずに外出して道に迷い、遅刻の連絡すら入れられない、なんていう人は実は結構いるのです。
何事も用意を万全にして、困ることはありません。反対に、準備不足で失敗するケースは多々あります。面倒くさがらずに、事前準備はしっかりとおこないましょう。
