失礼のない電話のマナー:
こんなときどうする！？
聞き取れなかったときはこういおう！
非常に基本的なことですが、相手の話し声が聞き取りづらい場合は「恐れ入りますが、少しお電話が遠いようですので、もう一度おっしゃっていただけますか？」と伝えましょう。たとえこちらに非がなくても、必ず「申し訳ございませんが…」「恐れ入りますが…」「すみませんが…」というお詫びの言葉を添えてお願いすることを忘れないでください。間違っても「聞こえませんので…」とか「声が小さいので…」とはいわないようにしましょう。ただし、相手が携帯電話から電話をかけてきた場合に限り、「お客さま、携帯電話からのお電話しょうか？恐れ入りますが電波の状態が悪いようで…」というように、理由を伝えても問題はありません。携帯電話を使っての通信の場合、電波の状態が悪いために、聞き取りにくいことは多々あります。ですから、相手の電波の状態が悪いということをやんわりと伝えましょう。
手違いで電話を切ってしまったら！？
まだ電話対応に慣れていない場合など、保留や転送の方法を間違えて、電話を切ってしまうなんていうこともあるでしょう。しかし、かけ直す必要はありません。なぜなら「途中で切れてしまった場合でも、かけた側からかけ直す」というのがビジネスでのルールだからです。とはいえ、悪いのは手違いで電話を切った方なのですから、相手から再び電話がかかってきたら「先ほどはこちらの手違いでお電話を切ってしまい、申し訳ありませんでした」とお詫びをしましょう。
もしも「名指し人」「電話をかけた相手の名前・会社名・部署名」まで聞いているのならば、次のように対処するのもひとつの方法です。それは名指し人に、電話を切ってしまった旨を伝えてしまうのです。たとえば「先ほど、□□社の○○さんよりお電話がありましたが、私の手違いで電話を切ってしまいました。申し訳ございません」というように。ただし、相手がすぐに電話をかけ直す場合もありますので、名指し人に伝えるのは、電話を切ってから10分ほど経過してからにしましょう。その間に、相手から再び電話がないようでしたら、名指し人に伝えましょう。
相手の会社の電話番号までわかっている場合は、自分からかけることもできるのですが、会社の外から携帯電話で電話かける場合もありますので、取り次ぎ役が電話をするのはやめましょう。
