失礼のない電話のマナー:
電話対応はここまでできて一人前！
待たせる場合は、その理由も伝える！
先方をお待たせするときは「少々、お待ちください」というのがマナーですが、この「少々待たせる」時間は約30秒までだといわれています。30秒以上待たせてしまいそうな場合は、待たせる理由も伝えましょう。たとえば確認のために待たせる場合は、「ただいま確認をいたしますので、少々お待ちください」というのです。そうすれば先方も余裕をもって、待っていてくれるでしょう。理由を把握できれば、心に余裕も生まれるというものです。
1分以上待たせてしまいそうな場合は、一度電話を切りましょう。そして用意ができたら、また電話をするのです。時間の目安がわかっている場合は「申し訳ございませんが、○分後に（○時頃に）、こちらから折り返しご連絡いたします」と伝えましょう。また、他の人に用件を処理してもらう場合は、あらかじめ先方に伝えておきましょう。たとえば「すみませんが、私ではわかりかねますので、わかる者と代わります。少々お待ちください」というように。断りもせずに、いきなり別な人が電話に出てきたのでは、先方もビックリしてしまいますよ。
名指し人が不在の場合はこうする！
名指し人に、すぐに電話を取り次ぐことができない場合は、先方に取り次ぎ可能な日時を伝えましょう。念のためにいっておきますが、取り次ぐことができない理由を詳細に伝える必要はありません。取り次ぐことができない理由は、「席をはずしている」「外出している」「出張中である」「会社を休んでいる」といったように、大まかなものでいいのです。
そして、一方的に電話に出られないということを伝えるだけではなく、先方の希望を聞くことも忘れてはいけません。たとえば「申し訳ございませんが、○○はただいま外出しております。□時には戻る予定ですが、いかがいたしましょうか？」というように。「戻り次第、お電話するよう申し伝えますか？」と、こちらから提案してもいいでしょう。
また、先方から電話が欲しいといわれたら、相手の電話番号を聞きましょう。ただし、既に何度もやり取りしている相手でしたらあらためて聞く必要はありません。伝言を依頼された場合も、用件だけではなく電話番号も聞きましょう。それから、伝言内容を復唱することも忘れてはいけません。電話はなにかと聞き間違いが起こりやすいものです。必ず復唱をおこないましょう。そして最後に先方に、あなたの名前を名乗りましょう。たとえば「○○が承りました」というように。
そして、これらの伝言はすべてメモに残して伝えましょう。口頭で伝えるから、メモは不必要だと思うかも知れませんが、名指し人がすぐに電話ができるとは限りませんし、時間が経てば聞いた内容を忘れてしまうことだってありますし。とにかく、用件は文字化して残しておくことが重要なのです。伝言メモには「用件」や「先方の名前・会社名・部署名・電話番号」の他にも、「電話を受けた日時」「電話を受けた人の名前」も記しておきましょう。当然のことですがメモの宛先人の名前、すなわち「誰あての電話なのか」ということも明記しておきましょうね！
