失礼のない電話のマナー:
失敗しない！電話のかけ方
これで万全！電話をかける前準備
ビジネス電話をかけ慣れていないと、相手が電話に出たとたんに頭がまっしろになり、敬語がうまく話せなくなる、なんていう人もいます。ですから、恥ずかしがらずに台本をつくりましょう。台本を見ながら電話をするうちに、自然と電話をする際の決まり文句が身体に染みついてしまうはずです。そうなれば、電話なんて恐くありません。
台本には電話をかける際に使う決まり文句を書いておきます。たとえば、電話をかけるときの第一声のセリフ「もしもし、私、株式会社□□の○○と申しますが、▽▽部の△△さんいらっしゃいますか？」、相手の都合を確認するセリフ「○○の件で2点ほど、確認したいことがあるのですが、ただ今お時間よろしいでしょうか？」、不在の場合に折り返しの電話を頼む場合のセリフ「恐れ入りますが△△さんがお戻りになりましたら、○○までお電話いただけないでしょうか？」など。
また台本だけではなく、相手の電話番号と社名・所属する部署・役職・名前（フルネーム）もすぐにいえるように名刺やメモなども用意しておきましょう。電話番号と社名は要らないと思う人もいるかも知れませんが、間違い電話をしたときの確認に必要となる場合もあります。また、相手だけではなく自分の情報もすぐにいえるように用意しておきましょう。社名や部署名などは正式名称でいえるようにしておくのが当然です。
好ましい電話にかけ方とは？
電話では言葉をハッキリと話しましょう。電話の声というものは、直接会って話すときよりも幾分聞きとりづらいものです。ですから、相手が自分の言葉をしっかり聞き取れるように、ハキハキと話すことが大切です。また、相手と声が重ならないよう、相手が話し終わるのをきちんと待つのもポイントです。たとえば電話をかけたら、「はい、□□社でございます」というように、まずは向こうから話します。かけた方は、その言葉を待って話しはじめるのが普通です。相手のあいさつが終ったら、次はあなたのあいさつです。このときのあいさつの言葉は、相手と何回かやりとりがある場合は「いつもお世話になっております」、これまで一度もやりとりがない場合は「はじめまして」というのが一般的です。
そして、相手の都合を確認するのも忘れてはいけません。話したい相手が電話に出たからといって、必ずしも時間に余裕があるとは限りません。もしかすると、相手は打ち合わせの途中かも知れません。ですから、相手に対応してもらえる時間があるか否かの確認は必ずおこないましょう。それが電話をかけるときの基本的なマナーです。
時間帯別で添える言葉がある！？
電話は24時間いつでもつながります。しかし、ビジネス電話は原則として就業時間内にかけるものです。また、ランチタイムに電話をかけるのも控えましょう。とはいえ、そんな原則を守れない状況だってあるでしょう。そんな場合は必ず、気遣いの言葉を添えましょう。たとえば就業時間外に電話をかける場合は「おくつろぎのところを申し訳ございません」というように。ランチタイムにかける場合は「お休み時間中に失礼いたします」という言葉がいいでしょう。相手の姿が見えない分、電話ではこういった言葉の気遣いが重要です。電話は自分の都合で一方的にかけてしまえるものですから、その分気配りは忘れないようにしましょう。
