恥をかかないメールのマナー:
メールでの失敗の対処法
別の人にメールを送ってしまったら？
もしも、本来メールを送りたい相手とは別の人に対して、誤ってメールを送信してしまった場合、あなたならどうしますか？再度メールを送信して、誤送信メールを送ってしまったことを伝えてお詫びしますか？実際、そう対処している人は結構多いのです。しかし、これは正しい対処法ではありません。なぜなら、謝罪はメールやファックスではなく、直接相手の声を聞くことができる面会か電話でおこなうものだからです。ですから、誤送信に瞬時に気付き、その後すぐにお詫びのメールを送信した場合でも、電話できちんと謝罪をしましょう。とくに、誤送信したメールを相手に読まれたくない場合は、誤送信に気付いた時点で相手に電話を入れて、開封せずに削除するようにお願いするといいでしょう。
重要なメールを削除してしまったら？
重要なメールを誤って削除してしまった場合は、すぐにそのメールを送信した相手に電話をして、再送信してくれるようお願いしましょう。もちろん、まずは削除してしまったことに対してお詫びをしてからです。しかし相手によっては「誤って削除してしまった」なんて理由は、正直に伝えられない場合もあるでしょう。その場合は「メーラーの不調により、受信したメールがすべて消えてしまいました」「パソコンのシステムエラーにより、データがすべて消えてしまいました」など、自分自身の手違いによるものではないと伝えておきましょう。うっかりミスによって削除してしまったなんて伝えたら、信頼が落ちる場合もありますからね。
さて、本題の再送信のお願いについてですが、お願いをするときに「メールが送られた日時」「メールの件名」「メールの内容」なども一緒に伝えましょう。大まかな日付しか覚えていない場合でも、重要なメールであれば、相手が送信済みメールを保存してある可能性は極めて高いですし、メールは送信先のアドレスや件名、日付などから検索をかけることだってできるのですから、再送信してもらえる可能性は高いでしょう。ですから、誤ってメールを削除してしまってもあきらめずに、相手に再送信のお願いをしてみましょう。
敬称をつけるのを忘れてしまったら？
相手の署名から名前をコピーして、返信用のメールに張りつけて、そのまま敬称をつけるのを忘れて送信しまう、なんていうミスを犯す人も結構います。そして、送信済みメールをチェックしているときにそのことに気付き、顔面蒼白になる、なんていう事態も珍しいことではありません。敬称をつけるのを忘れてしまった場合は、そのことを相手にお詫びしたいのが自然な心情でしょう。しかし、ここは堪えてください。宛名に敬称をつけることは、当然のマナーですので、そんなミスをいちいち取り上げてお詫びされては相手も困ってしまいます。それよりも、以後同じ間違いをしまいように十分に気をつけましょう。完成したら一度、見直しをおこなう。これはメールにだっていえることです。
