ビジネスパーソンのミス予防術＆対処術:
あなどるべからず！初歩的なこと
ホウ・レン・ソウをあなどるな！
ビジネスでは「ホウ・レン・ソウを徹底しろ！」とよくいわれますね。「ホウ・レン・ソウ」とは、「報告（ホウ）」「連絡（レン）」「相談（ソウ）」のこと。この標語には「どんなことでも報告して」「連絡を決して怠ることなく」「どんなことでも相談しましょう」という意味が込められています。しかし「ホウ・レン・ソウ」の意味は知っていても、具体的にいつどこでどうすればいいのかがわかっていない人は数多くいます。そして「ホウ・レン・ソウ」を怠ったことで、大きなミスに発展するなんていうケースも珍しくはありません。
「ホウ・レン・ソウ」はどんな小さな仕事にだっていえることなのです。たとえば資料のコピーにもいえます。仮に、あなたが先輩社員から「合計5枚の資料を各10部ずつコピーして、僕のデスクの上に置いてくれ」と、頼まれたとします。このときに「資料はホッチキスでとめますか？」と先輩社員にうかがうことが「相談」です。そしてあなたはコピーをとリ終えて、指示通り先輩のデスクの上に置きます。先輩社員が離席中なら、コピーとともに伝言メモを置いて、さらに隣のデスクの社員に伝言をお願いします。これが「連絡」です。そして先輩社員が戻ってきたら、指示された通りコピーを終えたことを「報告」します。
以上が「ホウ・レン・ソウ」の一例です。決して難しいことではありませんが、しかしみんなが当たり前のようにきちんとおこなえるわけではないのです。「報告」はできても「連絡」を忘れたり、「相談」をせずに物事を進めてしまったりする人も、結構いるのです。いちいち「ホウ・レン・ソウ」をおこなうのは、面倒なことと感じるかも知れませんが、独断で進めるのは大きな失敗のもとになります。「ホウ・レン・ソウ」は経験年数の浅い新入社員ほど重要だといわれています。「ホウ・レン・ソウ」を徹底することを心に刻んでおきましょう。
FAX・メールを過信するな！
ビジネスツールとして必須であるFAX・メールですが、これらを使うときも注意点があります。FAX・メールは送信ボタンさえ押せば、きちんと送れるなんて思っていたら大間違いです。FAX・メールは、無事に送信できたかどうかが、電話ほどダイレクトにはわかりません。とくにFAXは、送信にも多少の時間がかかり、機械自体のトラブルも決して少なくはないことから、送信エラーとなることがたびたびあります。また、メールだって必ずしも毎回きちんと送信できるわけではありません。大きな容量のファイルを添付したときなど、送信エラーとなる場合があります。ですから重要な内容の場合は、たとえ機械の方で「送信完了」となったとしても、送信先に電話を入れて確認しましょう。また、FAXの場合は、送信から30分程度経ってから、確認の電話を入れましょう。メールもFAXと同様に、送信後約30分後に確認の電話を入れてもいいのですが、相手から確認メールがくるのを待っていてもいいでしょう。ビジネスではメールを確認したらそのメールを確認した旨を伝えるメールを返信するのがマナーです。ですから、もしも急ぎでなければ、電話をかけるのは翌日でもいいでしょう。その際は「昨日△時頃に、○○さん宛にメールを送信したのですが、届いておりますでしょうか？内容は□□について、メールの件名は□□□です」というように。
