あいさつと敬語のマナー:
相手に応じた使い分け
上司に対するあいさつの仕方
目上の人に対するあいさつも、あいさつの鉄則に従い、相手の目を見て、明るくハッキリとした口調でおこないましょう。とくに、「自分から進んでおこなう」というポイントは守りたいものです。上司と部下の立場においては、部下からあいさつをおこなうのが通常のスタイルです。けれども、相手と一対一で向かい合わない場合は、上手にあいさつができないという人は多いようです。たとえば、廊下で上司を追い抜くときや上司の前を通りすぎるときなど。どうしようか悩んだ末に、気付かないふりをして無言でやりすごすなんてことは絶対にやめてくださいね。こんな態度は、マイナスイメージを与える意外の何者にもなりません。イレギュラーな状況でのあいさつだって、難しいことはないのです。ただ、その時々の状況に応じたあいさつを覚えて実行すれば、問題ありません。
たとえば、上司を追い抜くときは「お先に失礼します」、上司の前を通りすぎるときは「前、失礼します」「すみません。前を通ります」など。進路方向前方に上司を発見した場合にも。そのまま堂々と歩いていればいいのですよ。ただ、上司がこちらを向いた場合は、すぐにきちんとあいさつをおこないましょう。
来客に対するあいさつの仕方
自分の会社をおとずれたお客さまにかけるあいさつの言葉は、「お世話になっています」「いらっしゃいませ」「おはようございます／こんにちは／こんばんは」などが一般的です。出社後第一声のあいさつと同様に、会社によってさまざまですから、手っ取り早く先輩社員に聞いてしまいましょう。たとえば「うちの会社では、お客さまとすれ違うときは、どんなあいさつの言葉をかけていますか？」というように。
そして重要なのはここからです。お客さまに、取り次ぎをお願いされたら、きちんと応ええられる自信はありますか？あいさつだけでなく、来客対応まできちんとできればパーフェクトです。お客さんにとっては、受付担当以外の社員もみな同じです。きちんと来客対応ができるように、ここでしっかり覚えておきましょう。
まず、お客さまに取り次ぎをお願いされたら、名指し人の「名前」「部署名」とお客さまの「名前」「会社名」「用件」を聞きましょう。これらの情報は、たいていお客さまの方から伝えてきますが、ときどき「○○さんいる？」とだけしかいわない人もいます。そんなときは「失礼ですが、お客さまのお名前と会社名をお聞かせいただけないでしょうか？」というように、きちんとお聞きして、必要な情報をそろえましょう。誰がたずねてきたのかを伝えないと、名指し人に対して失礼です。
それらの情報を聞いたら、「少々お待ちください」といって、名指し人を呼びにいきましょう。このとき、待機スペースにイスがあるようでしたら「どうぞ座ってお待ちください」と、お客さまに着席を促してください。そして、名指し人にお客さまの情報を伝えて、その後は名指し人の指事に従いましょう。用件によっては、名指し人が面会を拒むこともあるでしょうから、そのときはあなたがお客さまのところに戻って、名指し人に指示された対応をおこないましょう。
