訪問と接客のマナー:
訪問時のちょっとした疑問
コートはいつ脱ぐべきなの？
面会者と会う前に、コートや手袋、マフラーなどは脱いでおくのが常識ですが、これらは、どのタイミングで脱いでおくべきなのでしょうか？それは、訪問先の会社の建物に入る前です。脱ぐ場所は、建物の出入り口付近の邪魔にならない位置が好ましいでしょう。そして、サッと手早く脱ぎましょう。脱いだコートやマフラーは、小さくたたんで片手にかけるなどして、建物の中へと入ります。ちなみに、訪問先の会社が建物の中の1フロアーにある場合でも、コートを脱ぐのは建物に入る前ですよ。
しかし最近では、エレベーターの中で脱ぐという人も珍しくはありません。けれどもこれはマナー違反です。もしも訪問先の会社の人にエレベーターの中で遭遇したら、コートを脱ぎながらあいさつをする、なんて好ましくない事態になるかも知れません。そんな事態は避けたいものです。ですから、非常時でない限り、本来のかたちを守りましょう。また、建物に入る前に、携帯電話をマナーモードにしておくのも忘れないようにしましょう。
受付ではどうするのがイイの？
訪問先の会社に受付がある場合は、当然ですが、まずは受付にいきましょう。受付では、あいさつをおこなってから、自分の会社名と名前を名乗り、面会予定者への取り次ぎをお願いします。たとえば「いつもお世話になっています。□□社の○○と申しますが、▽▽部の△△さんと○時のお約束で伺いました。お取り次ぎをお願いできますか？」というように。たとえ受付の担当者と何回か会っていたとしても、必ずあいさつをおこない名前を名乗ってから、用件を告げてくださいね。いきなり「○○さんをお願いします」というのは失礼です。また、担当者の部署名を覚えていないのはもちろん、メモを見ながら告げるのもマナーに反します。面会者の名前（できればフルネームで覚えましょう）や部署名は、自分の会社を出る前に頭に入れておきましょう。また、受付に訪問者用の帳簿がある場合は、部下が記帳をおこないます。
受付担当者に取り次ぎをお願いしたら、何らかの指示が出されますので、あとはそれに従いましょう。たとえば「イスにおかけになってお待ちください」といわれたら、イスに腰かけて待っていればいいのです。遠慮してそのまま突っ立っているのは、かえって失礼にあたります。面会者がきたらすぐに立ち上がればいいのですから。
ちなみに、受付がない場合は、入口に付近にいる人か、出入り口を通りがかった人に取り次ぎをお願いしましょう。その際の手順は、受付でお願いするときと同様で、まずはあいさつをしてから、自分の会社名と名前を名乗り、面会予定者への取り次ぎをお願いします。
待っているときの注意事項
いうまでもないこととは思いますが、面会者がくるのを待っている間、タバコを吸ってはいけません。たとえ、灰皿が用意されていても、避けなければなりません。面会者が現れるまでは、イスに浅く腰かけて、静かに行儀良く待っているものです。また、カバンは足もとの床に直接置き、コートやマフラーは小さくたたんで、カバンの上かイスの横に置きましょう。隣のイスが空いているからといって、イスの上に荷物は置かないでください。そして、これらの作法は、面会時でも同様です。基本的に、訪問先ではタバコを吸わないのがマナーです。
