失礼のない電話のマナー:
失敗しない！電話の受け方
保留と転送方法は必ず覚える！
電話対応で使う言葉を習うよりも、まず先に習っておかなければならないことが「保留」「転送」のやり方です。電話に出たのはいいけれど、保留のやり方がわからずに、保留音を流さないまま相手を待たせたり、転送の方法を間違えて電話を切ってしまったりと、「保留」「転送」の方法を知らないことによる失敗は絶えません。ですから、新しい職場に入ったら、まず先に「保留」「転送」の方法を聞きましょう。
電話の受け答えに関しては、「教えなくてもできていて当たり前」という考えをもつ先輩社員も少なくはないでしょう。しかし「保留」「転送」の方法は、電話の機種によって異なるものですから、堂々と聞いて良いのです。教えてもらったら、「保留」「転送」のやり方をメモしておくことも忘れないでください。慣れないうちは、いざというときにすぐに実行できないものです。自分の力を過信せずに、きちんとメモしておきましょう。
電話の受け方の好ましい例
仕事や職場に慣れていないうちは、できれば電話には出たくないものです。しかし「電話対応こそ、新入社員の役目」と考える先輩社員も少なくはありません。とはいえ、1コール目が鳴るやいなや、元気よく出てしまっては、相手を驚かせてしまうかも知れません。電話はだいたい、1〜3コール以内、時間にしたら10秒以内に出るものです。もし、5コール以上鳴ってから電話に出た場合は、「お待たせして申し訳ございません」と、一言お詫びの言葉を添えましょう。
そして、電話を受けたらまずは社名を名乗りましょう。「はい、株式会社○○です」が定番ですが、その会社独自の名乗り方があるかも知れませんので、念のために確認しておくといいでしょう。通常こちらが社名を名乗ったら、次は相手が名乗ります。相手の名前を聞いたら「お世話になっております」とあいさつをおこないましょう。たとえはじめて名前を聞く相手であっても、そのようにあいさつをします。
相手の名前と電話の名指し人を聞いたら、それらの情報をメモすることも忘れてはいけません。そのときは覚えていても、その後の電話のやりとりで忘れてしまうことも多々あります。ですから、常日頃から電話のそばかデスクの上に、メモを用意しておきましょう。コールが鳴ってからメモを用意していたのでは遅いのです。
そして、電話を取り次ぐ前には「少々お待ちください」と言葉をかけることも忘れてはいけません。断りもなくいきなり電話の相手が代わっては、相手がビックリしてしまいます。
以上が、一般的な電話対応の方法です。なお「相手が名乗らなかった場合」や「名指し人が不在の場合」といった場合の対応方法については、次のページから紹介していきます。
