失礼のない電話のマナー:
困らないためにはコレをする！
相手が名乗らなかったら？
電話を受ける方もかける方も、自分の名前や所属する会社名などを名乗るのがルールです。しかしなかには、名前を名乗らない人もいるでしょう。そんな場合は「恐れ入りますが、御社名とお名前を教えていただけないでしょうか？」と確認しましょう。誰からの電話なのかわからないままでは、電話を取り次ぐ相手に対して失礼です。たとえ「○○さんいる？」などと、親しそうに名指ししてきた場合でも、電話で名前を名乗ることは常識ですので、相手に名前を聞いても問題はありません。明るくハキハキと尋ねれば、イヤミな印象は与えないでしょう。そして相手が名乗ったら「いつもお世話になっております」と、あいさつをおこなうことを忘れないようにしましょう。
けれども、名乗らなかった相手が自分の会社の社長だったらどうしましょう。社員に対して名乗る必要はないということで、「僕だけど、○○くんいる？」などと、電話をかけてくる人も少なくはありません。その「僕」が誰なのかよくわからない場合、「失礼ですが、どちらさまでございますか？」と聞いてしまってもいいのですが、相手によっては、このように聞くと面倒になる場合もありますよね。ですから、そんな場合は名前の確認はおこなわずに、電話を取り次いでしまいましょう。電話を取り次ぐ相手には、その旨を伝えておけば大丈夫です。そして「お名前はおっしゃられなかったのですが、フランクな口調でしたよ」「おそらく、社長だと思います」などと、伝えましょう。
名前だけで取り次ぎできる？
電話を取り次ぐ際に必要な情報は「相手の名前」と「名指し人に関する情報」です。
この「名指し人に関する情報」は、たとえば少人数の会社の場合は、名前を聞くだけで十分でしょう。しかし、複数の部署があるような会社の場合は、名前だけでは名指し人が誰なのかが特定できないこともあります。ですから電話を受けるときには、名指し人の「名前」だけでなく「部署名」も聞いておきましょう。また、同じ部署に同じ名字の人が複数人いる場合は、フルネームを確認しましょう。その際は「□□部には○○が二人おりますが、どちらの○○でしょうか？」とたずねましょう。すると、相手は名指し人のフルネームを告げるか、名指し人に関する何らかの情報を伝えてくるでしょう。
もし一旦保留にしたあとで、このような事情がわかった場合は、もう一度電話に出て、相手に確認をおこなえば問題ありません。ただしその時に、「申し訳ございませんが」一言謝ってからたずねましょう。
不快感を与えない復唱方法！
電話による伝達は、聞き間違いがおこりがちです。聞き間違いによる失敗を防ぐための対策は復唱をおこなうことです。とはいえいちいち、「□□社の○○さまですね。取り次ぐ相手は、□□部の○○でよろしいでしょうか？」などと確認したのでは相手にとってもめんどうです。「そのぐらいの情報覚えろよ！」と、相手に不快感を与えかねません。なにがいけないかというと、返事を求める言い方で確認をおこなうのがいけないのです。「□□部の○○ですね。少々お待ちください」というように、確認は手短におこないましょう。こういえば、相手はいちいち返事をする必要もありませんし、もしも情報が間違っていた場合、相手が指摘してくれるでしょう。
