失礼のない電話のマナー:
電話をかけるときの決まり文句
電話に出たのが名指し人だった場合
「もしもし、私、株式会社□□の○○と申しますが、▽▽部の△△さんいらっしゃいますか？」と、電話をかけるときの第一声のセリフをいったあとで、相手から「あ、私です」と返された場合、なんといえばいいのでしょう？答えは簡単。「失礼しました」とすぐにわからなかったことを詫びてから、あいさつをおこないます。あいさつの言葉は、何回かやりとりのある相手でしたら「いつもお世話になっております」、はじめて話しをする相手でしたら「はじめまして」です。いきなり話したい相手が電話に出たからといって、「え！？」なんて言葉を発して動揺をみせてはいけません。
相手が不在の場合はこうしておく
もしも話したい相手が不在だった場合はどのようにいえばいいのでしょう？こちらも答えは簡単です。あなたの意向を伝えればいいのです。
まず、あなたの方から電話をかけなおす場合は、取次人に「では、こちらからまたお電話いたします」と伝えましょう。このときに、話したい相手が帰社する時間を聞いていたら、「では、○時頃またお電話します」と電話をかける目安時刻を伝えてもいいでしょう。相手が不在だからといって、「じゃあ、いいです」なんて一方的に電話を切ることは避けましょう。
また、折り返しの電話をお願いする場合は、取次人に「恐れ入りますが、△△さんがお戻りになりましたら、○○までお電話をしてくれるよう伝えていただけないでしょうか？」とお願いしましょう。そしてもしも、話したい相手が電話番号を知らない場合は一緒に電話番号も伝えましょう。また、話したい相手が既にあなたの電話番号を知っているのに、取次人から電話番号を聞かれた場合は、「○○さんとは名刺交換もしておりますので、もうご存知かと思います」「○○さんとはこれまでに何度かやりとりをしていますし、ご存知でいらっしゃるかと思います」などと伝えましょう。
そして伝言を依頼する場合は「ご伝言をお願いできますでしょうか？」とお願いしましょう。伝言が短い場合は「〜とお伝えいただけないでしょうか？」というお願いの仕方でもいいでしょう。
そして最後に電話を取り次いでくれた人の名前を聞きましょう。たとえば「すみません。最後にお名前を聞かせていただけないでしょうか？」などというように。毎回聞く必要はありませんが、長い伝言や重要な伝言をお願いした場合は、必ず取次人の名前や電話をかけた時刻なども聞いておきましょう。もしもトラブルが起きたときに必要となる場合があります。
電話の好ましい「終わり方」
電話を終わる際は、最後のあいさつにも気を配りましょう。たとえば「それでは失礼いたします」「今後よもよろしくお願いいたします」などといったように、締めのあいさつをおこなうのがマナーです。そして、自分から電話をかけた場合は自分の方から電話を切りましょう。電話は「かけた方から切る」のが原則です。しかし最近では、電話をかけた方が、相手が電話を切ったことを確認してから受話器を置くというパターンが一般的です。とくに、相手がお客さまや目上の人の場合はこのパターンが多用されています。
