失礼のない電話のマナー:
たとえばこんなときはこんなかけ方
代理で電話をかける場合
たとえば、上司から自分の代わりに電話をかけて用件を伝えるように指示されたとします。この場合、なんといって電話をかければいいのかわかりますか？「△△部長に頼まれて、代わりに電話をかけたのですが…」なんていういい方は、避けなければなりません。口のきき方もなっていませんが、何が一番ダメなのかというと、自分の名前を名乗らないところです。自分の用件を伝えるわけではなくても、電話をかけるときは必ず名乗るのが常識です。とくに代理の電話の場合は、なおさらです。誰だかわからない相手からの伝言なんて、信用できますか？代理の電話をかけるときは、必ず会社名と自分の名前を伝えてから話しましょうね。たとえば「私、株式会社□□の○○と申します。いつも上司の△△がお世話になっております。△△からの依頼でお電話をかけさせていただきましたが、ただ今お時間よろしいでしょうか？」というように。なお、代理の電話でも、通常の電話と同じように、相手の都合を聞いてから用件を伝えるという手順を守ってくださいね。
今すぐに本人と連絡を取りたい場合
今すぐに連絡を取りたい場合は、通常は携帯電話に電話します。しかし相手の番号を知らない場合は、どうすればいいのでしょう？そんなときはこんな風に、相手の会社の人にお願いしてみましょう。「□□□という事態になったので、至急△△さんと連絡を取りたいのですが、差し支えなければ△△さんの携帯電話番号を教えていただけないでしょうか？」というように。
直接連絡を取ることができないのならば、相手の会社の人にお願いして、相手の携帯電話に連絡を入れてもらうのもひとつの方法です。そして代わりに用件を伝えてもらえばいいのです。本来は、強引なお願いをするべきではないのですが、ビジネスではそうしないといけない事態もあるでしょう。もちろん、至急連絡を取りたい理由をきちんと説明する必要があります。
間違い電話をしてしまった場合
間違い電話をしてしまったら、すぐに謝りましょう。「申し訳ございません。番号を間違えてかけてしまいました」と、素直に詫びることが大切です。また、間違えてかけてしまったかもしれないが、相手がどう名乗ったのかきちんと聞き取れなかった場合は、「失礼ですが、□□□社さまでございますか？」というように、確認しましょう。
