ビジネスマナーガイド

 

恥をかかないメールのマナー:
恥ずかしくないメールの書き方!

 

好ましいメールの書き方とは?

メールにしろ企画書にしろ、ビジネスではわかりやすく簡潔に書いてあるものが好まれます。そんなメールに仕上げるためには、次のことに気をつけましょう。
まずはメールの件名ですが、ビジネスメールでは、件名だけでメールの内容がわかるように、具体的書くことが鉄則です。たとえば「○○の打ち合わせの件について」というように。また、打ち合わせへの出欠の有無を知らせる場合は、「○○の打ち合わせに出席します」、打ち合わせ自体の中止を知らせる場合は「○○の打ち合わせは中止になりました」というように、より具体的に書くといいでしょう。
そして次は、本文で気をつけるポイントです。まず、長文は避けたいものです。本文のベストの文字数は、メールを開いた画面で全体が目に入ることです。何回もスクロールして読まなければならないようなメールは、読むのが大変です。どうしても長くなってしまう場合は、字切れのいいところで改行しましょう。そして文脈が変わるごとに行間を空けることも大切です。これだけでグッと見やすくなります。
また、相手のパソコン環境にも注意を払いましょう。使っているOSやメーラーが異なると、特殊な記号や半角カタカナは文字化けしてしまうこともあるのです。丸付き数字やハートなどは、文字化けをおこしやすい記号です。丸付き数字「1」は「!」、ハートは「=」というように、まったく意味が伝わらない事態になってしまうことだってあるのです。特殊記号はできれば使わないようにしましょう!また、メールの本文には宛名を必ず入れましょう。メールアドレスは違っても、複数の社員で1台のパソコンを共有している場合もありますし、そのメールアドレス自体を複数の社員が使っている場合もあります。ですから、必ず誰あてに送ったメールなのかが瞬時にわかるよう、宛名を本文一行目に書きましょう。
そして本文の最後に「署名」をつけることも忘れてはいけません。署名には、送信者の会社名と名前、連絡先を書きましょう。必要であれば緊急時の連絡先となる携帯電話の番号、携帯電話のメールアドレス、私用のメールアドレスなども入れましょう。

良いメールの「書き出し」例

ビジネスメールでは、宛名を1行目に書き、行間を1行分空けたあとに、あいさつの言葉を入れましょう。あいさつの言葉は「お世話になっております」「メールにて失礼いたします」「いつも大変お世話になっております」などが一般的です。一方、メールではじめてコンタクトをとる場合は「はじめまして」とあいさつをおこなうのですが、その場合はどこでメールアドレスを知ったのかをきちんと書きましょう。見ず知らずの人がメールアドレスを知っているということは、通常はないことです。ですから「いきなりメールをお送りして申し訳ございません。□□の件をメールにてお伝えいたします。なお、△△さんのメールアドレスを、○○さんにお聞きしました」などというように、メールを送る目的やメールアドレスの入手先などをきちんと明記しておきましょう。そうしないと、ランダムにメールを送信する押しかけセールスのメールと変わりませんよ。

良いメールの「締め方」例

メールの本文部分の末尾には送信者の署名をつけるのがマナーですが、その前におこなう定番のあいさつがあります。それが「どうぞよろしくお願いします」「以上、よろしくお願いいたします」「それでは、どうぞよろしくお願い申し上げます」などの文章を締める言葉です。文末を用件だけで終わるのは無礼です。最後まで気配りを忘れずに、必ずこれらの締めのあいさつを書きましょう。

 

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