恥をかかないメールのマナー:
好印象を与える返信の仕方
返信はできるだけ早く！
メールを受け取ったら、できるだけ早く返信するのがマナーです。たとえ回答をすぐに出すことができなくても、「○○の件、了解いたしました」というように、受信したことを知らせるメールだけでも出しておきましょう。また、「詳細はわかり次第、メールにてお伝えします」「今はまだ明確なお返事はできませんが、○月○日頃にはお返事します」などというように、後日また連絡する旨も伝えておきましょう。メールを確認したことすら伝えなければ、相手は「あれ？私が送ったメールはちゃんと届いたのかな？」と、不安に思ってしまうかも知れません。
返信のタイムリミットはその日中だといわれています。出張などにより、メールを確認できない環境にある場合は仕方ありませんが、ビジネスパーソンたるもの、必ず1日に1回はメールボックスをチェックするものです。そして、受信したメールの内容を確認したらすぐに返事を書く。これがビジネスメールのマナーです。
返信が遅れたらこうする！
メールの返信が遅れたら、必ずお詫びの言葉を一言添えましょう。たとえば「お返事が遅れまして、申し訳ございません」というように。もしも何らかの理由により、返信するのが遅れた場合は、お詫びとともにその理由も書いておくといいでしょう。たとえば「返信が遅れまして、申し訳ございません。実はパソコンのシステムトラブルにより、数日間メールをチェックすることができませんでした」「まずは、返信が遅れましたことをお詫びいたします。○日から昨日まで出張に出ており、返信が遅れておりました」「多忙につき、返信が遅れましたことをお詫びいたします」などというように。もしも、返信が遅れた理由がただの怠慢だったとしても、正直に書くのは考え物です。あなたの信頼を落とす結果になりかねません。うっかり返信するのを忘れていた場合でも、先にあげた理由のなかからいずれかを選ぶなど、もっともらしい理由を伝えて、返信が遅れたことへのお詫びをしましょう。
好ましい返信メールの書き方とは？
こちらから出すメールにしろ返信メールにしろ、メールはわかりやすく簡潔に書くことが鉄則です。とはいえ、注意する点はいくつかあります。たとえば、まずは返信メールの件名です。ほとんどのメーラーでは受信したメールを選択し、「返信」ボタンをクリックすると、受信したメールの件名に「Re:」が追加された件名が、自動的に新規メールの件名欄に入力されます。ですから、主題が変わらないようであれば、この「Re:」つきの件名をそのまま使いましょう。そして、件名に関して注意して欲しいのが、空白のまま送信してしまうことです。件名をあとで書き換えようといったん文字を消したが、結局新たな件名を入力し忘れてそのまま送ってしまう、なんていう人は結構いるのです。件名が空白のメールは、迷惑メールだと思われる可能性もあります。ですから、メールは絶対に件名を空白にしないように。
そして、返信メールにも宛名はきちんと書きましょう。特定の人から送られてきたメールとはいえ、送信元のメールアドレスを複数の社員が共有していることもあるのです。返信メールもビジネスメールのマナーを守って、見やすくわかりやすく書いていきましょう。
